Lean Six Sigma: Toolbox, uitleg & meer!

Processen verbeteren en verspillingen elimineren zijn belangrijke doelstellingen binnen de Lean Six Sigma methodiek. Om deze doelstellingen te behalen, zijn er Lean Tools nodig. Deze zijn te vinden in de metaforische gereedschapskist (toolbox). Elke tool kan in elke fase van het project worden toegepast. Natuurlijk zijn er voor elk doel van een specifieke fase bepaalde tools die perfect zullen bijdragen aan het behalen van succes. Kijk maar eens naar onderstaande afbeelding, waarin je voor elke fase ziet welke Lean Six Sigma tools erbij passen.

lean tools

Tijdens de DMAIC-projectstructuur worden deze Lean Six Sigma tools toegepast. Zo zal je Value Stream Mapping vaak toepassen in de Measure fase, terwijl je de Control Chart gebruikt in de control fase.

SIPOC

SIPOC is één van de Lean Six Sigma tools en staat voor ‘Supplier’ ‘Input’ ‘Process’ ‘Output’ en ‘Customer’. De tool wordt vaak gebruikt in de Define fase en helpt je de scope te bepalen of overzicht te geven van al je klanten. Het hele team komt meer te weten over het proces doordat je van elke processtap de leverancier, input(s), output(s) en klanten bepaalt. Dit zorgt ervoor dat het hele team het proces gaat begrijpen. Het is mogelijk dat er discussies ontstaan binnen het team tijdens het maken van een SIPOC. Dit is juist goed, hierdoor wordt je gedwongen om vooraf goed na te denken over alle vraagstukken omtrent de scope van je project.

VOC & het KANO-model

‘De klant is koning’. Een term die heel toepasselijk is binnen Lean Six Sigma, aangezien het succes van een project of dienst wordt bepaald door wat de klant ervan vindt. Je moet precies weten wat de klant wilt om succesvol te zijn. Deze behoeften van de klant worden ook wel de Voice of the Customer (VOC) genoemd.

Zodra je een goed beeld hebt van de VOC, ga je kijken naar de behoeftes die de klant het belangrijkst vindt. Wanneer je bijvoorbeeld een auto koopt, vindt men het waarschijnlijk belangrijker dat de auto goed rijdt dan dat er een navigatiesysteem inzit. De belangrijke behoeftes kun je door middel van het KANO-model onderverdelen in 3 categorieën:

Basisfactoren: Dit zijn factoren die minimaal aanwezig moeten zijn om de klant tevreden te stellen. Wanneer je na een KANO analyse ziet dat er nog een of meerdere basisfactoren missen, is het van belang om deze als eerst aan te pakken.
Prestatiefactoren: Deze factoren worden de aanvullingen op de basisfactoren genoemd. Over het algemeen geldt dat hoe meer er aanwezig zijn, hoe tevredener de klant is.
WOW factoren: Deze categorie bestaat uit factoren waarvan de klant niet eens op de hoogte was. Deze factoren beïnvloeden de klanttevredenheid enorm. Denk hierbij aan een upgrade in een hotel, gratis verse bloemen bij aankomst in je hotelkamer of het proces van inchecken dat heel aangenaam verliep.

Pareto Chart (diagram)

Wellicht ken je de 80/20 regel wel. Deze stelt dat 20% van de oorzaken verantwoordelijk is voor 80% van de problemen. Om deze oorzaken te achterhalen en problemen in processen in kaart te brengen, kan je gebruik maken van een Pareto Chart. Deze diagram kan als input worden gebruikt om de complexiteit van een project te verminderen.

Poka Yoke

Deze tool wordt ook wel “mistake proofing” genoemd. Zoals de naam al zegt, is het een techniek om fouten en defecten te voorkomen. Het ontstaan van de tool ligt bij het Toyota Production System (TPS), waarin kwaliteit in het proces werd ingebouwd. Om deze fouten te voorkomen, zijn er 3 belangrijke elementen die uitgevoerd worden binnen Poka Yoke: Defecten binnen processen niet accepteren, geen defecten creëren en geen defecten in de volgende processen toestaan.

Er zijn daarnaast ook 3 vormen waarin Poka Yoke voorkomt:

Failsafe: In deze vorm kunnen er gewoonweg geen fouten gemaakt worden. Denk maar eens aan een USB-stick. Het is onmogelijk om deze verkeerd in de ingang te stoppen. Of een fietstunnel onder de autoweg, waardoor fietsers geen botsing meer kunnen krijgen met auto’s.
Visuele stuurmiddelen: Deze middelen helpen je fouten te voorkomen door bijvoorbeeld een licht of geluidssignaal te gebruiken. Als je een keertje je riem vergeet om te doen, laat je auto dit aan je weten door middel van een geluid dat afgaat.
Visuele hulpmiddelen: Dit zijn hulpmiddelen die aangeven hoe er goed gewerkt moet worden. Denk eens aan verkeersbordenborden die aangeven hoe hard je mag rijden of aan borden in een productieomgeving die aangeven welke beschermingsmiddelen nodig zijn in deze omgeving.

Idealiter gebruik je een failsafe oplossing. Deze kunnen echter heel prijzig zijn, waardoor het makkelijker is om fouten te voorkomen door visuele stuur- of hulpmiddelen te gebruiken.

OCAP (out of control action plan)

Een OCAP is een stroomdiagram die wordt gebruikt om een situatie weer onder controle te krijgen. In deze stroomdiagram staan er beslissingen en een noodplan over de producten of diensten die tijdens de “out of control fase” geproduceerd zijn. Door middel van RPN (risk priority number) scores die uit het FMEA zijn gekomen, kun je de gevolgen en maatregelen van het mogelijk falen van je proces in kaart brengen. Dit is een goede manier om je OCAP te maken. Houd hier goed bij hoe vaak er zich verschillende “out of control situaties” voordoen. Dit is informatie die ervoor kan zorgen dat het proces verder geoptimaliseerd en minder foutgevoelig wordt.