Een OCAP opstellen: Wat is het? (+tips)

Een OCAP, wellicht heb je er al eens van gehoord. OCAP is de afkorting voor ‘out of control action plan’. Wanneer er iets mis dreigt te gaan binnen een proces van een organisatie, helpt het out of control action plan daarbij. Zo zorgt het voor een overzichtelijke verbetering van het proces, waardoor je continue verbetering stimuleert en nieuwe problemen vermeden worden.

Wil jij weten wat een OCAP is, begrijpen hoe het een proces onder controle houd en wil je leren om een buikbare OCAP op te stellen? In deze blog zullen al deze onderwerpen aan bod komen.

Wat is een OCAP?

Een OCAP is een stroomdiagram die ervoor gemaakt is om het proces weer onder controle te krijgen. Er moeten verschillende acties en beslissingen gemaakt worden om de bepalende invloed factoren (ook wel X’en genoemd) te reguleren. Tevens wordt er gekeken naar de geproduceerde producten of diensten die in de ‘out of control’ fase zijn geproduceerd.
Een OCAP wordt ook wel het noodplan genoemd en wordt gebruikt in de Control fase van een Lean Six Sigma project.

Een voorbeeld van een OCAP stroomdiagram of noodplan:

OCAP

Voorbeeld

Wanneer er een groot probleem of gebrek van een bepaald product is terwijl klanten er al gebruik van maken, wordt een terugroepactie in gang gezet. Denk bijvoorbeeld aan de terugroepactie van Volkswagen, waarin alle auto’s met een ingebouwde sjoemelsoftware van de markt werden gehaald. De productielijn kan ook worden stopgezet om defecten uit het proces te halen vóórdat deze producten bij de klant terecht komen. Bij Toyota bijvoorbeeld, is iedereen bevoegd om de productielijn stop te zetten door aan een rood koord te trekken.

Als een dergelijk probleem zich voordoet, wordt er een OCAP ingezet. Deze term wordt samengevat als de procedure of werkinstructie, waardoor de werknemers weten wat ze moeten doen op het moment dat er iets niet klopt of fout gaat. Een OCAP wordt ook wel een ‘levend document’ genoemd, omdat het continu wordt bijgewerkt op basis van nieuwe ervaringen. De inbreng van medewerkers en het maken van een proces FMEA zijn erg belangrijk om deze nieuwe ervaringen op te doen. Zo ontstaat er nieuwe kennis en ervaring over het (verbeterde) proces.

Hoe blijf je ‘in control’?

In geval van nood kan er direct tot actie overgegaan worden bij een OCAP. Een OCAP zorgt ervoor dat je op voorhand van een verstoring van het proces een oplossing hebt klaarliggen. Zo kun je snel reageren wanneer het proces buiten de statistische regelgrenzen komt.
Het motto van de ex-marinier Tom Bassett ‘Dont call a meeting when you’re under enemy fire’ past hier goed bij.

Naast een OCAP, spelen een FMEA en de Control Chart een belangrijke rol bij de signalering en beheersmaatregelen van een ‘out of control situatie’.
Zo dient een FMEA als input voor een OCAP. Hierin staan de maatregelen en gevolgen van een gefaald proces, product of dienst beschreven. De Control Chart signaleert ‘out of control’ dreigingen van het proces.

Tips voor een goede OCAP

Voor wie meer wil weten over het implementeren van een OCAP hebben we een aantal tips opgeschreven:

Zorg ervoor dat je het noodplan samen met het projectteam en experts opstelt, voornamelijk wanneer er zich ernstige risico’s voordoen;
Stel beheersmaatregelen op voor elke cruciale factor. Dit kan door middel van een FMEA te maken voor elke belangrijke invloedsfactor (X);
Zet een stroomschema op met behulp van Microsoft Visio of Microsoft Powerpoint;
Stel problemen vast door elke ‘out of control’ situatie bij te houden. Zo kun je een goed onderscheid maken tussen structurele problemen en incidenten;
Het noodplan dient regelmatig geüpdatet te worden op basis van de veranderde invloedsfactoren;
Voor mogelijk foute producten kan het noodplan gebruikt worden;
Alerte medewerkers zijn belangrijk, zodat ze ‘out of control’ signalen kunnen opvangen;
Medewerkers dienen op de hoogte te zijn van het noodplan;
Het noodplan moet geborgd worden in procedures en werkinstructies. Het is immers een deel van het Kwaliteit Management Systeem.

Wil je alles leren over het gebruiken van een OCAP? Volg dan een van onze Lean Six Sigma trainingen.