blije klanten
In balans door Takttijd: Uitleg, voorbeelden en tips!
Voor velen geldt dat werkdagen verschillen qua drukte. Misschien heb je het de ene dag lekker rustig, kun je op het gemak een koffietje drinken met collega’s en doe je alvast wat voorwerk. De andere dag daarentegen heb je niet eens tijd om te lunchen. Herkenbaar? De oorzaak die hierachter zit is meestal een disbalans in je ‘takttijd’.
De takttijd is een handige berekening om goed in te schatten hoelang je bezig bent met de klantvraag. Het geeft het vereiste tempo aan dat nodig is om een proces of werkdag soepel te laten verlopen op basis van de klantvraag.
Wanneer je de takttijd wilt berekenen, is de volgende formule noodzakelijk:
Takttijd = Beschikbare (productie) tijd / Klantvraag
De formule bestaat uit de beschikbare (productie) tijd en de klantvraag. Zo kom je tot de tijd die je beschikbaar hebt om een bepaald product of dienst aan een interne of externe klant te leveren.
Hierbij wordt de beschikbare (productie) tijd gezien als het aantal beschikbare uren die je per dag hebt om te besteden aan werkzaamheden. Daarnaast wordt de klantvraag gezien als de vraag van zowel interne (collega’s) als externe klanten.
Voorbeeld
Stel je voor, je hebt een dagplanning gemaakt voor jezelf. Hierin besteed je één uur aan het antwoorden van je e-mails. Dit is de beschikbare tijd die je hebt. Je wordt niet gestoord en je bent volledig gefocust. In totaal heb je 16 mails die je dient te beantwoorden in dat uur, de klantvraag. Wanneer we de formule invullen, betekent het dat je 60 (minuten) / 16 (e-mails) = 3 minuten en 45 seconden hebt per e-mail. Wanneer je je hieraan kunt houden, heb je dus aan de takttijd voldaan.
Uit de maat lopen
Bij de takttijd draait het om balans. Deze balans helpt je om bewust te worden van de hoeveelheid tijd die beschikbaar is voor een activiteit. Hierdoor wordt het mogelijk om meer grip te krijgen op je proces of werkzaamheden. Belangrijk is om niet ‘uit de maat’ te gaan lopen. Laten we weer kijken naar het beantwoorden van de e-mails. Het kan zo zijn dat je voor het ene mailtje korter dan de takttijd nodig hebt, terwijl je voor het andere mailtje juist langer dan 3 minuten en 45 seconden bezig bent. Dit verloopt niet volgens de takttijd, waardoor de kans bestaat om ‘uit de maat’ te gaan lopen.
Dus, houd je takttijd in balans
Wanneer een proces niet in balans is, wordt dit ook wel ‘mura’ genoemd binnen Lean Six Sigma. Je kunt deze processen herkennen aan meerdere vormen van verspilling. Denk hierbij aan hoge voorraden, lange wachttijden of personeel dat niet veel te doen heeft. Dit kan leiden tot een reductie van de procesefficiëntie.
Het doel is dus om de verspilling tegen te gaan met behulp van takttijd. Wanneer we kijken naar de takttijd van de e-mails hierboven, zien we dat het mailtje voor Piet korter duurt, terwijl de e-mail voor Suzanne langer nodig heeft om te versturen. Om het ‘uit de maat’ lopen tegen te gaan, is het van belang om te kijken waar deze verspillingen vandaan komen. Kijk bijvoorbeeld waaraan je tijd hebt besteed bij het sturen van het mailtje naar Suzanne. Misschien heb je wel lang nodig gehad om iets te zoeken voor het mailtje of zijn er andere oorzaken aan verbonden. Het 5S model is een goede tool die je kan helpen te voorkomen in tijdsnood te raken tijdens je werkdag.
Tips voor het behalen van je takttijd
- Ten eerste is het belangrijk om in stappen te werken. Begin klein en voer de tool steeds verder door in het proces. Kijk bijvoorbeeld eerst alleen naar de takttijd van een deel van je dag voordat je het in je hele werkdag gaat toepassen.
- Zorg ervoor dat je verspillingen ziet om de takttijd aan te kunnen houden. Wanneer je een goede kennis hebt van de 8 verspillingen, wordt het veel makkelijker om bij jezelf verspillingen te herkennen en deze vervolgens te elimineren.
- Takttijd zorgt ervoor dat er balans gecreëerd wordt. Je kunt het dus overal in je organisatie toepassen wanneer je dit wilt bereiken.
