Obeya, de tool die zorgt voor ruimte en rust

Stapelen de taken zich tijdens elke vergadering op en lijken nieuwe acties nog belangrijker dan de vorige? Of heb je een duidelijk plan met je bedrijf/afdeling, maar voelt het alsof je dit plan continu opnieuw moet uitleggen? Wil je deze problemen oplossen maar weet je niet hoe? Dan is Obeya de oplossing voor jou!

Definitie van Obeya

De term Obeya komt uit Japan en betekent letterlijk ‘grote ruimte’. Obeya’s bieden deze grote ruimte ook letterlijk. Ze geven je naast deze ruimte ook de tijd om problemen op te lossen en te overleggen zonder organisatorische muren of drempels. Je houdt hier al je overleggen en de eindresultaten hiervan zullen sneller en effectiever werken voor problemen op de werkvloer.

Een Obeya wordt weleens vergelijken met een cockpit of de brug van een schip. Ook wordt het soms vergeleken met een ‘war room’. Deze term is echter niet geheel correct aangezien je niet in een oorlog zit, je wil juist samenwerken.

Wat houdt een Obeya wel en niet in?

Een obeya moet open zijn. Iedereen dient toegang te kunnen krijgen en er bestaat maximale transparantie. Het is dus geen verborgen ruimte met alleen een select gezelschap.
Daarnaast zijn de (dagelijkse) meetings niet bedoeld voor het verleden te herhalen. Je kunt deze tijd immers niet meer wijzigen. Wat je er wél mee kunt, is ervan leren. Obeya meetings zijn kort, zakelijk en gaan over de toekomst. Er wordt gekeken welke maatregelen genomen moeten worden om organisatiedoelen te bereiken. Het is een verzamelplaats van informatie waar brainstormsessies, vergaderingen, dagstarts en andere ontmoetingen plaatsvinden.
Het doel van Obeya is om de dialoog tussen deelnemers onderling te stimuleren. Hierdoor wordt er eigenaarschap genomen voor problemen die gesignaleerd worden in de meeting. Het gevaar van een Obeya meeting is dat men zich gaat richten op de manager, aangezien er sommige MT-leden aanwezig zijn. Dit is niet de bedoeling van een Obeya.

Obeya indelen

Binnen de Obeya is er geen verplichte indeling. Je kunt een flip-over neerzetten, een whiteboard ophangen en een beamer plaatsen. Elke organisatie maakt de Obeya anders, maar de volgende 3 wanden zie je meestal wel terugkomen:

Linkerwand: Hierin zie je de kernwaarden, de strategieën en jaarplannen. Dit kan wellicht in de vorm van een X-matrix, OGSM, veranderkaart of Hoshin Kanri.
Middelste wand: Deze wand wordt meestal verdeeld in 2 stukken
Linkerdeel: Hierin staan de KPI’s (Kritische Proces Indicatoren), de resultaten daarvan en informatie van processen.
Rechterdeel: Hierin staan alle verbeterprojecten met hun voortgang. Je ziet ze vaker terugkomen in A3-vorm en hebben betrekking op processen. Wanneer ze klaar zijn, zie je ze terug in de resultaten aan de linkerkant.
Rechterwand: Aan de rechterwand zie je de op te lossen knelpunten en acties. Deze zijn te klein voor een los Kaizen event, maar ze duren langer dan die van het verbeterbord van de dagstart.

De voordelen van een Obeya

Een Obeya pas je natuurlijk niet voor niets toe. Er zijn verschillende voordelen aan verbonden:

Je kunt een stuk makkelijker, sneller en directer communiceren.
Door de ‘wisdom of the crowd’ wordt er eerder actie ondernomen en ontstaan er steeds nieuwe ideeën.
Het zorgt voor meer betrokkenheid doordat je samenwerkt en samen beslissingen maakt.
Doordat de medewerkers zelf de feiten en cijfers kunnen zien en begrijpen, geeft het hun een gevoel van verantwoordelijkheid en betrokkenheid. Zeker als ze de mogelijkheid krijgen zelf het beleid bij te kunnen sturen.
Iedereen ziet het grotere geheel door Obeya. Dit leidt tot meer begrip en het verhoogt de bereidheid tot veranderen.
Het bespaart managers veel uitlegtijd en toelichting doordat iedereen weet wat er speelt.
Minder vergaderingen nodig: projectoverleggen, dagstarts en afdelingsmeetings vinden plaats op hetzelfde moment.

Start zelf met het implementeren van Obeya!

Wil je zelf een Obeya starten? Dat kan! Een Obeya kun je het makkelijkst starten door:

Alles ophangen wat je aan visie, plannen, projecten en informatie hebt voor op de lange termijn. Doe dit volgens de gekozen indeling.
Soms is het confronterend om te zien hoeveel projecten er zijn en hoeveel er ‘prioriteit’ hebben. De vervolgstap is dus ook om keuzes te maken en een limiet te stellen aan het aantal prioriteiten.
Alle andere projecten die op dit moment geen prioriteit hebben, komen onder een dikke lijn. Daaruit wordt gekozen als er weer ruimte is.

Het eerste overleg

Het eerste project duurt meestal veel te lang. Dit is normaal, iedereen moet immers wennen aan de nieuwe manier van overleggen. Hierbij is de rol van de procesbegeleider cruciaal. Alle cijfers, plannen en processen hebben maar één eigenaar. Deze is verantwoordelijk voor het up-to-date houden van de cijfers en de voortgang van zijn of haar plannen.
Obeya zorgt voor een plek waar belangrijke onderwerpen aan bod komen. Er wordt overlegd, plannen en resultaten kunnen besproken worden en er worden afspraken gemaakt.