Feedback: Maakt continu verbeteren makkelijker!

Continu blijven verbeteren, je zal er vast bekend mee zijn als je werkt met Lean Six Sigma. Het klinkt heel makkelijk, maar het is moeilijker dan je denkt. Neem voldoende tijd en kijk eens naar de verschillende technieken en tools die je helpen om van continu verbeteren een vanzelfsprekende cultuur te maken. Om je te helpen gaan we in deze blog kijken naar één van deze technieken, namelijk feedback methodes.

Waarom is feedback zo belangrijk?

Feedback komt steeds vaker voor in onze maatschappij. Kijk maar eens naar de verscheidene vragenlijsten die je ziet verschijnen in je mailbox van bedrijven of het jaarlijkse beoordelingsgesprek. Feedback wordt steeds vaker als belangrijk beschouwd, maar waarom precies? Het onderzoek van Ramaprasad (1983) definieert feedback als “informatie dat gebruikt wordt als basis om te verbeteren, door de kloof tussen het huidige niveau en het beoogde niveau te dichten”. Het is volgens Ramaprasad wel belangrijk om te benadrukken dat alleen de combinatie van het krijgen van informatie en het toepassen ervan gezien kan worden als feedback.

De kloof tussen het huidige niveau en het gewenste niveau is dus op te lossen middels feedback. Ramaprasad (1983) ondersteunt dit, en zegt dan ook dat feedback jou of je collega’s helpt om van het huidige niveau naar het gewenste niveau te komen. Zo motiveer je medewerkers door het geven van positieve en constructieve feedback, benut je het talent van de medewerker door hem of haar uit te dagen en het beste uit zichzelf te halen, voelen medewerkers zich betrokken en helpt het bij het prioriteren in werkzaamheden.

Het is van belang dat elke medewerker feedback ontvang omdat deze centraal staan in een Lean organisatie. Geen medewerkers betekent immers geen prestaties van een organisatie. Feedback helpt bij het verbeteren van de prestaties van medewerkers en dus bij het verbeteren van de prestaties van een gehele organisatie.

Hoe geef je feedback?

Goede feedback krijgen is altijd heel waardevol. Maar hoe maak en ontvang je goede feedback? Er zijn hiervoor een aantal methodes die je helpen om op een effectieve en efficiënte manier feedback te verlenen. In deze blog gaan we kijken naar de 4G’s en de Tip Top methode. Ook geven we je aan het eind een aantal belangrijke elementen, die ervoor zullen zorgen dat je feedback écht waardevol is.

Methode 1: 4G’s

Zoals de naam al aangeeft, staat de 4G methode voor 4 elementen die starten met de letter G:

Gedrag: Deze G gaat over het gedrag of de prestaties van anderen. Belangrijk is om alleen te kijken naar het gedrag en niet te oordelen door je mening te geven of te vertellen wat je van iemand vind. Voorbeelden gebruiken zijn belangrijk om het zo duidelijk mogelijk te maken.
Gevoel: Bepaalde gedragingen van anderen brengen een bepaald gevoel met zich mee. Stap 2 is dan ook om te kijken naar wat het gedrag met je doet en welk gevoel je erbij krijgt. Door dit te omschrijven wordt het duidelijk voor anderen wat het met je doet. Bereid deze stap rustig voor aangezien het niet altijd makkelijk is om je gevoel te praten. Let hierbij op dat je het enkel en alleen over jezelf hebt. Het is niet de bedoeling om te benoemen dat anderen dit ook vinden.
Gevolg: Nadat je je gevoel besproken hebt, is het de bedoeling om te gaan kijken naar de gevolgen. Beschrijf de gevolgen van het gedrag van de ander op jouw werk. Gebruik hier feiten. Geen hele lijst, maar begin met één feit en voeg eventueel nog een tweede toe om het te verduidelijken.
Gewenst: Bij de 4^e en laatste stap bespreek je wat je zou willen dat de ander laat zien en gewenst is. Duidelijkheid en concreet zijn is hierbij van belang. Goed luisteren naar de ander is daarnaast ook belangrijk om het gesprek aan te gaan

Methode 2: Tip Top

Tip Top is een andere, vrij simpele en vaak gebruikte methode die je voor veel dingen kunt inzetten. Zo gebruiken de trainers van Bureau Tromp deze methode geregeld bij de trainingen om te peilen hoe deelnemers de training ervaren hebben. Tip staat hierbij voor wat er beter zou kunnen. Top staat voor wat er goed ging. Het is belangrijk om deze twee gelijktijdig te bespreken om duidelijkheid te scheppen en een concreet antwoord te kunnen formuleren.

Elementen die belangrijk zijn

Een aantal elementen zijn belangrijk om in je achterhoofd te houden, ongeacht de gebruikte methode, als het gaat om het geven van feedback. Zorg ten eerste voor constructieve feedback. Dit betekent dat de feedback opbouwend en positief moet zijn. Geef daarnaast feedback op de prestaties en niet op de persoon zelf en spreek vanuit je eigen gevoel zonder je eigen mening te geven. Dit doe je door concrete voorbeelden te geven en het perspectief van de ander te begrijpen. Denk ook eens na over hoe jij feedback zou willen ontvangen. Ga ten slotte het gesprek met elkaar aan om te kijken naar de gewenste situatie.