blije klanten
De weekstart: gegarandeerd succes!
Wie kent het niet. Een goed begin van je week door middel van het maken van een weekstart. Elke organisatie zal er weleens van gehoord hebben. Maar ondanks deze kennis binnen organisaties, blijkt het in de praktijk vaak toch lastiger toe te passen dan verwacht.
Wil je meer weten over een succesvolle weekstart en hoe je deze toepast binnen je organisatie? Lees dan verder.
De definitie
De weekstart dient niet verward te worden met de dagstart. Het is een tool binnen de Lean methodiek. Deze tool helpt je organisatie door wekelijkse sturing te bieden op de operatie. Deze sturing zorgt ervoor dat de organisatie de bedrijfsdoelstellingen kan blijven behalen.
Belangrijke factoren van een weekstart
- Het hebben van een duidelijke agenda
De zogenoemde ‘Key Performance Indicators’ ofwel KPIs, zijn de focus binnen de agenda van een weekstart. Deze KPIs zijn de prestatiedoelstellingen van de organisatie. Enkele voorbeelden van veelvuldig gebruikte prestatiedoelstellingen zijn klanttevredenheid, medewerkers tevredenheid, de ‘first time right’ en de snelheid van levering. Ook wordt er vaak gebruik gemaakt van een verbeterbord, waarbij de problemen van de organisatie in kaart worden gebracht en verbeteringen samengevoegd worden. - Een goed voorbereid overleg
Zorg ervoor dat alle belangrijke informatie bekend is vóór het begin van de weekstart. Hiermee worden de verzamelde en benodigde KPI-cijfers bedoeld. Daarnaast moet ervoor worden gezorgd dat alle medewerkers op de hoogte zijn gesteld van het overleg, zodat ze weten wat hun te wachten staat en wat er van hun word verwacht. - Een verbetergerichte dialoog
De weekstart is een dialoog. De medewerkers kunnen in discussie gaan op basis van de KPIs. Het is belangrijk dat de medewerkers meedoen aan deze discussie, aangezien er gewerkt wordt met een ‘bottum-up benadering’. Deze benadering kijkt naar de problemen en oplossingen die worden ervaren op de werkvloer.
Het profijt van een weekstart
Een weekstart maken kost wellicht wat tijd en energie. Maar hier zal dan ook winst uit worden gehaald. Denk hierbij aan de sturing van de operatie. Ook wordt er input gecreëerd voor maandelijkse- en kwartaal overleggen door middel van de focus te leggen op prestatiedoelstellingen. Bovendien helpt het in het verschaffen van een gezamenlijk doel dat bereikt dient te worden. Hierdoor zal de communicatie en het creëren van een cultuur binnen de organisatie continu verbeteren. Als gevolg hiervan zullen de medewerkers zich meer betrokken voelen bij de organisatie en kunnen de behaalde successen gezamenlijk gevierd worden.
De overlegstructuur van een weekstart
In de weekstart wordt er onderscheid gemaakt tussen twee rollen.
- De voorzitter: De voorzitter wordt vaak gezien als de leidinggevende of de teammanager. Hij of zij zorgt voor het mogelijk maken van de weekstart en de discussie tussen de werknemers, bereid deze voor, houdt de agenda bij en maakt aantekeningen.
Ook is de voorzitter een zogenoemde ‘linking pin’ tussen verschillende organisatieniveaus. De voorzitter vertegenwoordigt een afdeling of team van een hoger organisatieniveau. Dit wordt ‘cascadering’ genoemd. - De medewerker: De medewerker wordt gezien als de bron van informatie. Medewerkers dragen daarnaast actief bij aan het voeren van de discussie, geven kort en bondige input en zijn altijd aanwezig.
Suggesties voor een goede weekstart
Denk goed na over de opzet van de weekstart. Wanneer je goed begint, zal de kans van slagen groter zijn. Hierbij zijn de volgende punten van belang:
- Bedenk goed welke KPIs besproken moeten worden. Maak hierbij een weloverwogen keuze, waarbij je je beperkt tot 3-5 KPIs. houdt rekening met de strategische doelstellingen die de organisatie nastreeft en zorg ervoor dat de KPIs hierbij passen.
- De KPIs dienen SMART opgesteld te worden. Dit staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.
- Ontwikkel de weekstart op een vaste tijd, waardoor de week gestart wordt met duidelijke doelstellingen. Houd je tijdens de weekstart ook aan deze tijden, waarbij je je beperkt tot maximaal één uur.
- Maak vooraf een overzichtelijke template.
- Het gebruiken van een verbeterbord naast de weekstart is belangrijk. Hierin kunnen problemen en oplossingen worden achtergelaten, waardoor de discussie over prestaties zal blijven bestaan.
- Moedig de teamleden aan, zorg voor een open sfeer en vier de behaalde successen en mijlpalen samen.
- Last but not least: Just do it!
