De 8 stappen van een A3 rapport (inclusief template)

Het A3 rapport is gemaakt om de belangrijkste projectinformatie te identificeren en op een overzichtelijke manier weer te geven. Het rapport wordt vertoond op één pagina (zoals de naam al verklapt), waardoor er overzichtelijk en snel te zien is wat de verbeteractiviteiten zijn binnen je organisatie. Een A3 rapport sluit goed aan bij relatief kortdurende Kaizen verbeteractiviteiten binnen je organisatie.
Het is één van de tools binnen de DMAIC cyclus. Dit is een effectieve aanpak van het Lean Six Sigma project, waarbij je van begin tot eind een verbeterproject kunt uitvoeren. DMAIC staat voor define, measure, analyze, improve en control.

Voorbeeld A3 rapport

De opbouw en structuur van een A3 rapport hebben normaliter dezelfde vaste onderdelen. Het zijn in totaal 7 vaste onderdelen met aanvullende punten. Als het A3 rapport dient als een ‘proces tracking report’, zijn er maar liefst 8. Welke onderdelen nuttig zijn voor je eigen organisatie, is afhankelijk van de situatie.
In onderstaand schema kun je de onderdelen van een A3 rapport bekijken in een voorbeeld.

Klik hier voor een pdf bestand van de A3 rapport template

De 8 onderdelen van een A3 rapport

1. Achtergrond: Een korte beschrijving van het probleem en de aanleiding. ‘Waarom moeten we hieraan werken?’, de context en het belang van de organisatie zijn daarnaast van belang om te bespreken.
2. Huidige situatie: Hierin word het probleem dat aangepakt moet worden beschreven of via een visuele weergave getoond. De probleemstelling, de ‘As is’ proceskaart en de omvang van het probleem (data) zijn belangrijke punten.
3. Doelstellingen: De gewenste situatie wordt hier beschreven, zonder dat het probleem heeft plaatsgevonden.
4. Analyse: Dit zijn de bevindingen van een analyse waarbij de oorzaak van het probleem vastgesteld word. Hiervoor kan bijvoorbeeld een visgraatdiagram, ‘de 5 Whys’ of data gebruikt worden (denk aan Pareto of een spreidingsdiagram).
5. Verbetermaatregelen: Hier worden de oplossing(en) en maatregelen beschreven, waarmee de oorzaken uit de analyse weggenomen worden. Gedane acties (wie, wat, wanneer), snelle oplossingen en de ‘To Be’ proceskaart kunnen belangrijke tools zijn om de verbetermogelijkheden in kaart te brengen.
6. (Implementatie)plan: Dit plan wordt meestal toegevoegd wanneer het A3 rapport dient als een ‘progress tracking report’. Hierin worden de taken, data, duur, verantwoordelijkheden en de status van het proces beschreven.
7. Follow up: Dit zijn de taken die ervoor zorgen dat het proces in de toekomst goed blijft verlopen. Deze taken worden na de implementatie van het plan uitgevoerd.
8. Resultaten (optioneel): Wanneer het A3 rapport dient als een ‘progress tracking report’, komt deze laatste stap van pas. Hierin word de voortgang van het implementatieplan beschreven, samen met de bijbehorende maatregelen.

Meer te weten komen over de A3 template?

Ben je opzoek naar een goede uitleg over de A3 template en meer tools binnen de Lean Six Sigma methodiek? Volg een 6-daagse Lean Green Belt training bij Bureau Tromp!

Ook interessant:

• Het pull principe in 4 stappen (+ voorbeeld)
• Pareto Chart (inclusief voorbeelden)
• De dagstart (+5 tips!)