SIPOC, geeft zicht op het proces & bepaalt de scope!

SIPOC geeft inzicht in wat een proces beïnvloedt en wie daar te maken mee heeft. Het is een tool die oorspronkelijk afstamt van de Total Quality Management beweging. Het brengt het te verbeteren proces in kaart en helpt je de scope te bepalen. In dit artikel gaan we je uitleggen wat de tool precies inhoudt en wat je er mee kunt!

De letters van SIPOC staan voor Supplier, Input, Process, Output, Customer. In een SIPOC werk je deze vijf componenten in hoofdlijnen uit waardoor je zicht op het proces krijgt. Zo levert de leverancier input voor een proces(stap) en gaat de output (die moet voldoen aan klanteisen of deze zelfs overtreft) naar de klant.

Waarom werken we met een SIPOC?

Je gebruikt een SIPOC wanneer je de scope van en project wil bepalen. Het laat je inzicht krijgen in de stappen van het proces, wie de customers en suppliers zijn en welke input en output ze leveren en ontvangen. Zo kan het je helpen om processtappen te bepalen die verbeterd moeten worden. Ook geeft het je inzicht van de betrokkenen: Wie heb ik nodig en wie hebben belang bij dit proces?

Hoe gebruik je het?

De eerste gesprekken vraag je aan klanten om meer te vertellen over de te verbeteren onderdelen van het proces. Hierbij gebruik je de volgende vragen, informatie en stappen:

Neem genoeg post-its mee en zorg ervoor dat je de structuur van de SIPOC hebt opgeschreven op een flip-over of een stuk brown paper.
Wat is de input? Denk hierbij aan een levering van grondstoffen, een klacht of een klanttelefoontje. Vaak gaat het hier om een zelfstandig naamwoord.
Wie levert deze input? (de Supplier!)
Wat gebeurt het als eerst met de input? (de eerste stap in de SIPOC, in onderstaande afbeelding ook wel ‘registreren’ genoemd).

SIPOC

Om welk resultaat gaat het (welke output?)
Wie ontvangt de output?
De customer van het proces is de ontvanger van de output. Deze ‘klant’ stelt eisen aan deze output. Denk aan kwaliteitseisen (inhoudelijk goede oplossing) of tijdigheidseisen (binnen welke termijn?). Ook de wijze van levering kan een eis zijn (persoonlijk of telefonisch).
En hierop volgend; welke eisen stelt ‘het proces’ vervolgens aan de input, want garbage in = garbage out. Belangrijk hierbij is dat de input kwalitatief goed moet zijn om ook goed verwerkt te kunnen worden.

Het einde van je SIPOC

Wanneer je denkt dat je SIPOC af is, is het handig om te kijken naar het aantal stappen in het proces. Een maximum van zeven stappen is hierbij een mooi getal, omdat je scope anders waarschijnlijk te breed wordt. Bedenk hierbij dat je het proces op dit moment nog in hoofdlijnen hebt uitgewerkt en er nog veel meer processtappen bijkomen zodra je straks echt in het proces gaat duiken. Meer dan zeven stappen zijn hierdoor dus vaak te veel.

Waarom sla je een SIPOC nooit meer over in een project? 5 redenen:

Een SIPOC helpt, hoe simpel ook, door het gesprek over het proces visueel te maken. Het zorgt voor structuur in het te voeren gesprek en het faciliteert de discussie.
Er ontstaat een gezamenlijk beeld en wederzijds begrip doordat je samen in gesprek bent en het samen uitwerkt.
De SIPOC zorgt dat je een duidelijk beeld van de aanleiding of opdracht hebt uitgewerkt in de Define fase. Dit voorkomt onnodige onduidelijkheden in latere fasen van het project, één van de meest verlammende factoren in latere fasen van je project.
Je krijgt zicht op klanten en overige stakeholders, waardoor je het gevaar van het negeren van belangrijke stakeholders minimaliseert. Dit voorkomt beschadigde relaties die je anders later in het project veel tijd en energie kosten om weer te herstellen.
En tot slot: Het is vooral leuk! Het leert jou als procesverbeteraar om tot de essentie van het probleem en het proces te komen.