De 6 stappen van Lean

Lean is een methodiek die ervoor zorgt dat de verspillingen binnen je organisatie geëlimineerd worden. Daarnaast staan de klant en de toegevoegde waarde van het product centraal. Deze waarden worden vastgesteld aan de behoeften van de klant, omdat een klant alleen een product wilt aanschaffen wanneer het een bijdrage levert aan de wensen. Het doel van de Lean methodiek is om de tijd te verkorten tussen het proces van de vraag van de klant en het eindproduct.

Lean bestaat in totaal uit 6 stappen. Wanneer je als organisatie deze 6 stappen op een goede manier volgt, zijn ze een goede basis voor het doorvoeren van de Lean methodiek. In deze blog zullen we de 6 stappen doorlopen, zodat je de methodiek op de juiste wijze kan doorvoeren binnen je eigen organisatie.

Stap 1: Waarde

Klanten bepalen de waarde. Wanneer een klant bereid is om een product aan te schaffen voor een bepaalde prijs, betekent dit dat de werking en de prijs van het product kloppen. De klant en de toegevoegde waarde zijn immers van groot belang binnen de Lean Methodiek. De volgende drie vragen kun je jezelf afvragen wanneer je de waarde wilt achterhalen:

“Welk probleem heeft de klant?”
“Is het duidelijk wat de behoeften zijn van de klant?”
“Wat voor een voordelen hebben de klant en de organisatie?”

Conclusie: Organisaties dienen verspillingen binnen hun processen tegen te gaan. Wanneer dit niet gebeurt, wordt het in rekening gebracht met de klant.

Stap 2: Value Stream Mapping

Nadat de waarde voor de klant is bepaald, kunnen we verder naar stap twee: “Value Stream Mapping”. Hierbij gaan we kijken naar het proces. Een goed proces bestaat uit de wensen van de klant. Daarnaast dient het proces waarde aan het product toe te voegen zonder verspillingen. De drie categorieën van de Value Stream Map bestaan uit processen die waarde creëren, processen die geen waarde toevoegen maar wel nodig zijn en processen die geen waarde toevoegen en geëlimineerd kunnen worden.

Zoals je kunt zien, wordt er onderscheid gemaakt tussen twee categorieën die beide geen waarde toevoegen. Bij de processen die geen waarde creëren maar wel nodig zijn, is het van belang om een gedetailleerde Value Stream Map te maken. In deze tussenstap is het doel om de processen te evalueren en te verbeteren waar nodig. Een aantal vragen die je in deze gedetailleerde Map kunt stellen zijn:

“Welke problemen zorgen voor een negatief effect op het proces?”
“Waar komen deze problemen vandaan?”
“Wat is het gevolg voor de klant hiervan?”

Stap 3: Flow

Op dit moment zijn de verspillingen van het proces geïdentificeerd en geëlimineerd waar nodig. Vervolgens is het tijd om te gaan kijken naar de doorstroom van de producten. Dit wordt Flow genoemd. Hierbij is het van belang om het gehele proces te doorlopen en te kijken naar de afstanden die het product aflegt. Al deze stappen van het proces schrijf je op. Zo kun je zien welke afstanden overbodig zijn en kun je deze vervolgens verbeteren of elimineren.

Flow wordt vaak gecombineerd met de 5S methode, een hulpmiddel om de werkplek te organiseren. De 5 stappen van de 5S methode zijn sorteren, structureren, schoonmaken, standaardiseren en systematiseren.
Wanneer je bezig bent met de 5S methode, kun je de volgende vragen stellen om een evaluatie te schetsen:

“Is al het (eventueel niet nodige) transport besproken?”
“Zijn alle stappen verbeterd of verwijderd die geen waarde toevoegen?”
“Is 5S goed samengevoegd?”

Stap 4: Pull

In de eerste drie stappen hebben we gekeken naar de toegevoegde waarde voor het eindproduct. Alle stappen die geen waarde toevoegen, worden verbeterd of geëlimineerd. Dit leidt tot meer productie in de organisatie en dus tot meer voorraad. Hier komen we de 8 verspillingen van Lean tegen, omdat niet elk product gelijk verkocht wordt. Deze ophoping wordt gezien als verspilling en wordt tegengegaan door stap vier. In deze stap wordt óf de voorraad beperkt, óf de afname van de producten verhoogd (pull). Bij het Pull systeem wordt alleen datgene vervangen of geproduceerd dat verkocht is. Zo blijft de voorraad gelijk aan de vraag, waardoor verspilling tegengegaan kan worden.

Wil je weten hoe je het Pull principe in 4 stappen kunt toepassen? Klik dan hier.

Stap 5: Verbetering

Verbeteren is een belangrijke factor binnen Lean. Het is een continu proces waar een organisatie naar dient te streven. Het doel hiervan is om een product aan te bieden aan de hand van een goed systeem. Wanneer een systeem continu verbeterd wordt, zal het doel makkelijker te behalen zijn. Dit wordt ook wel Kaizen genoemd.

Stap 6: Herhaling

In deze laatste stap gaan we de vorige stappen evalueren en de geboekte vooruitgang bekijken. Het doel van de ondernomen stappen en de geboekte vooruitgang kan vervolgens geïmplementeerd worden in andere processen. Het gevolg hiervan is dat alle tijd die besteed is geworden aan de analyse van het eerste proces, niet meer nodig is in volgende processen.