blije klanten
Value Stream Mapping (Incl. stappenplan!)
Processen dienen eerst in kaart gebracht te worden voordat ze verbeterd kunnen worden. Value Stream Mapping ofwel een waardestroom analyse is een bekende tool die je hierbij kan helpen en wordt daarom gezien als één van de meest essentiële Six Sigma tools. Ook is het een belangrijke tool omdat:
- Het verbetermogelijkheden in kaart brengt van je proces;
- Het startpunt biedt om op een gestructureerde manier te gaan verbeteren.
Wil jij meer weten over de Value Stream Map / waardestroom analyse? In deze blog laten we je zien hoe het werkt en hoe je zelf een Value Stream Map kunt opstellen.
De waardestroom
Een waardestroom zijn alle stappen die nodig zijn om een service of product te leveren/produceren en daarna te bezorgen bij de klant. Denk bijvoorbeeld aan alle stappen die nodig zijn bij het ontwikkelen van een applicatie of bij het boeken van een hotel kamer. Een Value Stream Map brengt al deze activiteiten in kaart op de manier waarop ze echt hebben plaatsgevonden, dus niet zoals het proces of de activiteit ooit bedacht is of op papier is gezet. Value Stream Mapping moet een afspiegeling zijn van het proces zoals het nu gaat. Hierdoor wordt het ook wel ‘current state’ of ‘as-is’ genoemd.
Nadat je in kaart hebt gebracht hoe het proces op dit moment eruit ziet, ga je onderzoeken welk van deze activiteiten wel en geen waarde toevoegen aan het proces. Een activiteit die geen waarde toevoegt aan het proces, wordt een verspilling genoemd binnen Lean Six Sigma. Er zijn veel verschillende verspillingen te onderscheiden. Zo heb je defecte producten en lange wachttijden. Het Lean gedachtegoed leert ons dat we zoveel mogelijk verspillingen moeten elimineren of zo efficiënt mogelijk te werken. Dit wordt ook wel ‘muda’ genoemd. Wil je meer weten over de verschillende (8) vormen van verspillingen? Klik dan hier!
Zoals je hierboven ziet, kan het onderscheiden van toevoegende en niet-toevoegende waarde activiteiten plus de tijd die elke processtap duurt veel zeggen over een geheel proces. In dit voorbeeld zie je een lage procesefficiëntie optreden (slechts 38.5%). Met andere woorden: in totaal wordt er maar 38.5% van alle tijd waarde voor de klant toegevoegd. Alle overige 61.5% is verspilling. Genoeg ruimte voor verbetering dus!
Hier komt de Value Stream Map van pas. Het geeft je een helder overzicht van het huidige proces en waar ruimte voor verbeteringen zijn. Zo kun je dieper ingaan op de verbeteringen om vervolgens een betere procesdoorstroming te creëren. Kijk hierbij eerst of je de niet-waarde toevoegende activiteiten kunt elimineren of verkorten.
Creëer je eigen Value Stream Map!
Voor het creëren van een Value Stream Map zijn de onderstaande stappen van belang:
- Alle stappen in het proces moeten in volgorde staan, van begin tot eind;
- Ontwikkel een diagram met een eigen vak voor elke stap;
- Zet de berekende tijd die elke stap kost om af te ronden in deze vakken;
- Bereken de totale doorlooptijd door de tijd van elke stap op te tellen;
- Beslis welke stappen geen toevoegende waarde hebben voor het proces;
- De stappen die geen waarde toevoegen zet je vervolgens rechts van de stappen die wel waarde toevoegen;
- Bepaal welke activiteiten verbeterd kunnen worden door beide kanten te analyseren. Hierdoor verkort je de totale procestijd;
- Beeld je het aangepaste proces in en zorg ervoor dat je het proces continu blijft verbeteren.
Een ‘Future-state map’ wordt vaak gemaakt wanneer de huidige situatie (current state of as-is) in kaart is gebracht. Dit is een toekomstige weergave van het proces waarin de ideale of gewenste situatie wordt ingebeeld. Als je deze ‘Future-state map’ vervolgens vergelijkt met de ‘Current State map’, kun je zien waar verbeteringen nodig zijn om de ideale situatie te bereiken. Let hierbij wel op het feit dat de gewenste situatie niet zomaar bereikt zal worden en er ook in dit proces sprake is van continu aanpassen en verbeteren.
Hulp nodig met Value Stream Mapping? Bureau Tromp helpt!
Ben je van plan zelf aan de slag te gaan met de Value Stream Map, maar kun je nog wel wat hulp gebruiken? Bureau Tromp kan je hierbij helpen. We hebben veel ervaring bij het begeleiden van groepen en het opstellen van een waardestroom. Ervaren Black Belts helpen jouw team / afdeling bij het maken van een eigen waardestroom. Interessant? Neem gerust contact met ons op, bel ons via 030 – 227 0000 of stuur een mail naar info@bureautromp.nl. Zo kunnen we alle mogelijkheden voor het organiseren van een Value Stream Map sessie binnen jouw organisatie bespreken.