blije klanten
Procesoptimalisatie: Efficiënt & goedkoop!
Procesoptimalisatie kijkt naar bestaande bedrijfsprocessen. Het is een belangrijke manier om meer efficiency en minder kosten in deze bedrijfsprocessen te creëren.
Er zijn verschillende manieren waarmee je procesoptimalisatie kunt toepassen. In deze blog gaan we kijken naar deze manieren en laten we je zien hoe je zelf zorgt voor een goed werkende procesoptimalisatie.
De weg naar procesoptimalisatie
Procesoptimalisatie is de laatste stap van het Business Proces Management oftewel BPM. Het BPM bestaat uit een aantal stappen. Deze dienen goed uitgevoerd te worden voor wanneer je de procesoptimalisatie wilt laten slagen. De stappen bestaan uit:
- Proces identificatie
Kijk eerst naar welk proces je wilt gaan verbeteren. Winstgevende of belangrijke processen voor de organisatie zijn meestal processen die hier gekozen worden. - Procesbeschrijving
Maak een duidelijk overzicht van het te verbeteren proces. Dit kan bereikt worden door de Value Stream Map of bijvoorbeeld met behulp van processoftware (Visio is een bekende) of een SIPOC. - Procesanalyse
Bij deze stap ga je kijken, op basis van data, in welke stappen van het proces eventuele besparingen zitten. Je doet eigenlijk het voorwerk van de daadwerkelijke procesoptimalisatie. - Procesoptimalisatie
Nadat de bovenstaande 3 stappen uitgevoerd zijn, kunnen we eindelijk gaan beginnen aan de daadwerkelijke procesoptimalisatie. Hiervoor zijn er verschillende methodes die toegepast kunnen worden.
Methodes
- Zeven verspillingen
Eén van de meest gebruikte methodes om procesoptimalisatie te realiseren is op basis van de 7 verspillingen. Je gaat kijken naar iedere stap in het proces en bepaalt of deze wel of geen waarde toevoegt voor het eindproduct. Stappen die geen waarde toevoegen en niet in het proces hoeven te blijven, kunnen geëlimineerd worden. Stappen die simpelweg in het proces opgenomen dienen te worden moeten wel blijven. Denk hierbij aan (wettelijk) verplichte handelingen. - Automatisering
Daarnaast bestaat er procesoptimalisatie door middel van het doorvoeren van procesautomatisering. Steeds meer handmatig werk wordt vervangen door een computer. Eén van de meest bekende vormen hiervan is Robotic Process Automation (RPA).
Laten we gaan kijken naar een paar voorbeelden zodat het beeld over procesoptimalisatie door automatisering duidelijker wordt:
- Dossieradministratie: Organisaties die al een lange tijd bestaan maken vaak gebruik van diverse softwaresystemen naast elkaar. Met behulp van software robots kunnen gegevens makkelijk worden ‘overgetypt’ van het ene naar het andere systeem. Hierdoor krijg je een volledig overzicht van een dossier.
- Social Media Management: De meeste organisaties gebruiken social media om te laten zien wat er gedaan wordt en wat er speelt binnen de organisatie. Tegenwoordig bestaan er hiervoor software (Hootsuite bijvoorbeeld) waarbij het posten van berichten geautomatiseerd kan worden.
Procesoptimalisatie toepassen
Processen optimaliseren hoeft niet altijd een complete verandering met zich mee te brengen. Een complete software implementatie ook niet. Met kleine stappen en simpele tools kun je al een hoop bereiken. Neem bijvoorbeeld Trello, een online bord dat alle taken in één overzicht plaatst. Het sturen van allerlei mailtjes met verschillende acties is verleden tijd.
Workflow software kan je ook helpen. Met dit programma creëer je een vaste workflow en worden er geen stappen overgeslagen door de medewerkers.
Conclusie
Dus, wil je procesoptimalisatie toepassen binnen je eigen organisatie? Dan is het van belang om te werken aan de hand van de volgende stappen:
- Identificeer inefficiënte processen
- Beschrijf ze / breng ze in kaart
- Bepaal de verspillingen door het proces te analyseren
- Dit kan met software of door middel van stappen te elimineren of veranderen.
