5S: Dé tool om je werkplaats te organiseren!

5S is een handig en veelgebruikte Lean Six Sigma tool om de werkplaats overzichtelijker te maken, efficiënter in te richten, schoon te maken etc. met als uiteindelijke doel: een georganiseerde werkplek. Hierdoor voorkom je dingen zoals ‘waar zijn die ene documenten gebleven?’ of ‘in welke map zaten ook alweer die papieren die ik nodig heb?’, waardoor je een hele boel tijd, verwarring en frustratie vermijdt. In deze blog gaan we dieper in op het 5S model, en geven we je een overzicht van de stappen. Lees dus snel verder!

5S op een rijtje

In totaal bestaat de handige Lean Six Sigma tool uit (zoals je wellicht al kunt raden) 5 stappen. Deze helpen je de werkplek beter te organiseren, verspillingen weg te nemen en de productiviteit te verhogen. Vertaald betekenen de punten het volgende:

Seiri = Scheiden
Seiton = Schikken
Seiso = Schoonmaken
Seiketsu = Standaardiseren
Shitsuke = Standhouden

Daarnaast bestaat er ook een 6^e onofficiële stap, namelijk ‘Safety’. Deze staat voor het belang van een georganiseerde werkplek om ongelukken te voorkomen, maar behoort dus niet in het officiële ‘5S rijtje’.

De uitleg van het ‘5S rijtje’

Scheiden

Deze stap is er om onderscheid te maken tussen wat belangrijk is en wat overbodig is. Vervolgens dienen alle overbodige dingen zoveel mogelijk geëlimineerd te worden. Daarnaast is het handig om belangrijke dingen die niet op korte termijn nodig zijn op een speciale plek te leggen voor een later moment. Belangrijk: zorg er hierbij voor dat het niet de belangrijke onderdelen belemmert.

Schikken

Zoals het woord al zegt, is het doel bij schikken om alles een geschikte plek te geven. Alle gereedschappen krijgen bijvoorbeeld een eigen en vaste plek en op kantoor is het van belang om alles te organiseren zodat iedereen alles snel en makkelijk kan vinden.

Schoonmaken

Ook deze term spreekt voor zich. Zorg ervoor dat je werkplek schoon is en blijft. Daarnaast is het slim om regels en methoden met betrekking tot het schoonmaken te creëren, zodat iedereen de werkplek schoon houdt.

Standaardiseren

Om de eerste drie stappen ook op lange termijn in stand te houden, komt deze stap van pas: standaardiseren. Hierbij wordt alles vastgelegd zodat iedereen weet aan welke punten ze zich moeten houden en wat ze kunnen verwachten. Zo kan gereedschap bijvoorbeeld afgebakend worden op een muur, zodat iedereen precies ziet op welke plek bepaalde spullen horen. Ook een documentatie, waarin bepaalde handelingen worden vastgelegd is een vorm van standaardiseren.

Standhouden

Het is natuurlijk heel erg belangrijk om alle stappen te behouden door middel van de gestandaardiseerde procedures te blijven opvolgen. Continuïteit en behoud zijn daarmee essentieel om productiviteit te behouden en resultaten te boeken.

De elektronische versie van 5S

Wanneer je deze blog leest en denkt: ‘interessant die 5S tool, maar ik heb niets te maken met gereedschap of papieren documenten’, niet getreurd! 5S werkt namelijk ook als je werkzaamheden voornamelijk online plaatsvinden op een laptop of computer. Je kunt hier namelijk ook veel verspillingen elimineren door bijvoorbeeld documenten te ordenen zodat je ze niet meer lang hoeft te zoeken.

Hoe creëer je een 5S werkplek? – de elektronische versie

Begin eerst met het sorteren van documenten die bij elkaar horen en zet deze bij elkaar. Kijk ook of de eerder gemaakte versies die niet meer nodig zijn, weggegooid kunnen worden.

Ook je e-mail kan altijd verbeteren op het gebied van structuur aanbrengen. Veel mensen hebben honderden of zelfs duizenden mailtjes die ze niet nodig hebben of waar ze geen idee van hebben wat ze ermee moeten. Een oplossing hiervoor is het maken en categoriseren van mappen. Daarnaast kun je kijken welke mailtjes je wel en niet nodig hebt. Degenen die overbodig zijn kun je dan gelijk verwijderen.

Op je computer zelf is het handig om bestanden op dezelfde manier een naam te geven. Hiermee creëer je overzicht en kun je makkelijker alles terugvinden.

Conclusie: 5S is geschikt voor bijna elke organisatie, het maakt niet uit hoe je werkplek eruit ziet. Het helpt je om een prettig en georganiseerde werkplek te creëren door verspillingen te elimineren en alle te doorlopen punten te behouden. Hierdoor ontstaat er een toename van productiviteit in de gehele organisatie.