Project charter (inclusief template!)

Het projectcontract tussen de ‘Champion’ (opdrachtgever) en de Lean Six Sigma projectgroep wordt de project charter genoemd. Dit is een kort en levend document die tijdens iedere fase van de DMAIC vernieuwd wordt door de Black Belt.

Essentiële informatie

Project charters heb je in verschillende formats, maar een goede charter bevat altijd deze essentiële informatie:

Inschatting van de te bereiken verbetering: “De doelstelling is om prestatie Y met X% te verbeteren” is meestal de vorm waarin deze inschatting gemaakt wordt. Hierbij moeten andere procesprestaties minimaal op hetzelfde niveau blijven;
Uitwerking van de te verbeteren prestaties: Dit worden ook wel project-Y’s genoemd, ze zijn gebaseerd op de belangrijkste problemen;
Hygiëne factoren projectmanagement: “Wat is de rol van iedereen binnen de organisatie?”, “hoeveel tijd is er beschikbaar”, “wat is de planning en de scope?” zijn voorbeelden van vragen die hier worden gesteld.

Het is begrijpelijk dat er veel net opgeleide Lean Six Sigma Green of Black Belts liever direct aan de slag gaan in plaats van de charter in te vullen. Laten we het proces eens op de werkvloer gaan bekijken (go-to-the-gemba) en discussiëren over problemen en de grondoorzaken.

project charter

Waarom vul je een projectcharter in? We geven je 3 redenen!

Het geeft houvast
Het management wil graag vooraf weten wat ze kunnen verwachten en wanneer dit gebeurd. Het schrijven van een projectcharter zorgt voor houvast bij het management. Natuurlijk kun je vaak niet alles vooraf inschatten. Dit is geen probleem, de projectcharter is een levend document: Na elke fase heb je meer informatie en kun je steeds concreter worden.
Voortschrijdend inzicht vastleggen
Voorafgaand aan een Lean Six Sigma project is niet bekend wat de oplossing is en kun je de exacte hoeveelheid aan verbetering niet weten. Het gevolg is onzekerheid, wat je natuurlijk zoveel mogelijk wil vermijden. De charter kan hierbij helpen en legt voortschrijdend inzicht vast. Eerst vraag je bij de start aan je projectgroep of ze een inschatting kunnen maken van de verbetering op basis van hun ervaringen met het proces. Als een inschatting niet klopt, pas je deze in de volgende versie weer aan. Je zorgt dat je verschillende versies van de charter maakt (het is tenslotte een levend document) als metingen andere uitkomsten geven.
Je kunt de verwachting van het management managen
Zoals we hierboven al gezien hebben, is een Lean Six Sigma project behoorlijk onzeker. De oplossing, de omvang van het probleem en alle andere activiteiten zijn niet bekend. Hetgeen wat wél vaststaat is de DMAIC, de standaard projectaanpak en de ervaring dat deze aanpak zal leiden tot resultaten. Het is absoluut noodzakelijk om een tollgate review te houden (een gesprek tussen de projectleider en de opdrachtgever tijdens de faseovergang). Hierin komen alle onzekerheden ter sprake, die naarmate het proces vordert steeds duidelijker worden. Zorg er voor dat je elke versie van de charter bespreekt met de opdrachtgever. Je charter is namelijk dé leidraad om het gesprek mogelijk te maken.

Ter afsluiting

Ondanks dat er meerdere malen is aangegeven dat de project charter een belangrijk onderdeel is binnen het proces, wordt deze nog te vaak overgeslagen of niet geactualiseerd. Dit wil niet zeggen dat hierdoor alles misloopt. Bij kleinere en eenvoudige projecten kun je best goed vooruitkomen zonder charter. Bij complexere projecten echter niet. Hier is de project charter onmisbaar en is het de smeerolie van je project als je het gebruikt in combinatie met het tollgate gesprek.

Ook interessant: