blije klanten
Lean werken met het verbeterbord! (+tips)
Het succes van een Lean organisatie zit hem in de flexibiliteit en wendbaarheid. In tegenstelling tot het nemen van een aantal grote stappen, wordt het bij het nemen van kleinere stapjes makkelijker om snel bij te sturen mocht het fout gaan. Dit is bij het implementeren van Lean dan ook het beste om te doen. Een verbeterbord kan daarbij helpen. In deze blog laten we je zien wat een verbeterbord inhoud, hoe je hem zelf kunt maken en geven we je een aantal handige tips en tricks bij het gebruik ervan. Wil je liever een fysieke versie van het verbeterbord? Dat kan ook! Scrol dan even verder naar het einde van deze blog.
Wist je dat je zelf aan de slag kunt met het leren inzetten van een verbeterbord in je organisatie? Volg één van onze Yellow Belt trainingen en kom in één dag meer te weten van Lean!
Het implementeren van Lean middels een verbeterbord
Een verbeterbord kan je helpen bij het implementeren van Lean. Creëer hierbij een zelforganiserend en zelfsturend team door wisselend een medewerker (hoeft niet per sé iemand uit het management te zijn) verantwoordelijk te laten zijn voor het bord en het organiseren van dagelijkse of wekelijkse stand-up meetings. Het gebruik van andere Lean principes kan helpen om input te genereren voor het verbeterbord (denk aan een 5S sessie of Value Stream Map sessie). Ook het verzamelen van verbeterideeën die in de maand voorafgaand zijn bedacht kunnen genereren als input. Deze worden tijdens de stand-up meeting verzameld, waaraan vervolgens acties en verantwoordelijkheden gekoppeld worden. Door middel van daarnaast nog updates te geven over lopende acties, kan er continue verbetering plaatsvinden.
Het verbeterbord gebruik je dus met de volgende redenen:
- Je maakt problemen bespreekbaar
- Verbeterideeën worden gestructureerd doorgevoerd
- Medewerkers kunnen meedenken over hun eigen werk
- De betrokkenheid van medewerkers wordt vergroot
- Leidinggevenden krijgen de rol van een coach
Creëer een verbeterbord in 5 stappen
- Investeer in een whiteboard op A0 formaat en creëer de volgende standaard indeling:
- Wat is het probleem?
- Wat is het verbetervoorstel?
- Wie is verantwoordelijk?
- Wanneer is het opgelost?
- Haal meer toegevoegde waarde uit het bord door te bepalen op welke manier het aansluit bij de doelen van je organisatie of afdeling. Informeer daarna iedereen over de te behalen doelen van het verbeterbord, de werkwijze en de verantwoordelijkheden van iedereen.
- Stel een vaste dag en tijd vast waarop de sessie bij het verbeterbord plaatsvindt en wijs iemand aan die de sessie begeleidt. Zorg ervoor dat het nooit langer dan 20 minuten tijd vergt.
- Hou je aan de opgestelde regels en begin met het eerste verbeterbord. De regels zijn:
- 1 persoon begeleidt de sessie
- De duur is maximaal 20 minuten
- Probeer te lange inhoudelijke discussies te vermijden
- Zorg voor een evenredige verdeling van de acties
Achteraf evalueer je de sessie samen met de persoon die hem begeleid heeft.
- Hou het verbeterbord levend door enthousiasme te behouden. Dit kan door je afdeling inzicht te bieden in de opleveringen van het verbeterbord van de afgelopen periode of door een andere afdeling uit te nodigen om samen te kijken naar het verbeterbord.
Tips & tricks
- Koppel mijlpalen (plus beloning) aan het verbeterbord om het levend te houden.
- Een verbeterbord alleen is niet voldoende om het in zijn geheel visueel te maken. Visualiseer daarnaast ook de prestaties die de afdeling heeft behaald (aanvragen, aantal afgehandelde calls etc) om het verband tussen hoe verbeteringen bijdragen aan afdelingsdoelen inzichtelijker te maken.
- Wees niet een probleemoplosser maar een coach. Het aandragen van verbeteringen moet van de medewerkers komen, ondanks het feit dat je als leidinggevende van een verbeterbordsessie nog wel eens de drang hebt om de rol van probleemoplosser op je te nemen.
- Zorg voor een goede structuur van de verbeterbordsessies. Het mag dan wel verleidelijk zijn om in een drukke periode het verbeterbord links te laten liggen, iedereen kan wel een aantal minuten missen toch?
Wil jij een fysieke versie van het verbeterbord? Klik dan hier!
Wil je daarnaast meer leren over het implementeren en werken met Lean? Volg dan nu één van onze Lean trainingen!