Kanban, de visuele Lean tool (uitleg & meer!)

Wellicht heb je er al weleens van gehoord: het FIFO (First In First Out) vullen in de supermarkt. De producten die vooraan in het schap liggen, zitten het dichtst bij de houdbaarheidsdatum en de nieuwste producten liggen achteraan. Het doel hiervan? De schappen zo vol mogelijk houden zodat het aantrekkelijker is voor de klant. Qua inkoop ligt het net iets anders. Pas wanneer de voorraad bijna op is in het magazijn, worden er nieuwe producten besteld. Deze manier van doen is gebaseerd op het ‘Just-In-Time’ principe. Deze tool is zeer handig en efficiënt, omdat er gekeken wordt naar de klantvraag. Hierdoor is er nooit teveel of te weinig. Ook Kanban, de tool die we in deze blog gaan bespreken, werkt op deze manier. Lees snel verder en kom te weten hoe dit precies zit en wat de mogelijkheden zijn van Kanban.

Kanban door de jaren heen

Toyota heeft het kunstje in de jaren ’40 afgekeken van supermarkten en verwerkt in hun zogenoemde ‘Kanban’ systeem. Het gevolg hiervan was dat de voorraden en vraag nog meer op elkaar aansloten dan voorheen, waardoor doorstroom en kwaliteit geoptimaliseerd werden.

Kanban, wat is het nu precies?

Kanban betekent in het Japans ‘kaart’ en ‘visueel’. Bij Toyota werden kaarten gebruikt om de stappen in het proces visueel te maken. Hierdoor ontstond er meer communicatie over wat en wanneer er iets gedaan moest worden tussen de teams. Daarbij werden de processen verbeterd en gestandaardiseerd om minder verspilling en meer waarde te realiseren.

Je zult er waarschijnlijk zelf ook dagelijks mee te maken hebben: e-mails, takenlijsten, informatie die je via het internet verkrijgt, rapporten etc. Tegenwoordig werken we heel veel met tekst als informatiemiddel. Jammer, want er is wetenschappelijk bewezen dat een foto meer dan duizend woorden zegt en het brein voorkeur geeft aan visueel beeld. Het is daarmee niet gek dan Kanban een populaire tool binnen Lean en Six Sigma is. Met behulp van de kracht van visuele informatie (denk aan kaarten zoals post-its op een bord) creëert het een beeld van het werk dat gedaan moet worden. Veel mensen vinden dit veel overzichtelijker dan alle tekstuele informatie. Het geeft daarnaast meer mogelijkheden om over de status en de voortgang van het werk te communiceren.

De 4 principes

Ondanks de vele veranderingen die hebben plaatsgevonden in de afgelopen jaren, blijven de onderstaande 4 principes de basis van Kanban.

Visualiseer het werk
Het wordt mogelijk om de stroom van het proces te observeren en te analyseren wanneer je het werk en de workflow visueel maakt. Ook zal de communicatie en samenwerking verbeteren wanneer je alle beschikbare informatie meeneemt zoals knelpunten, wachttijden etc.
Beperk ‘Work in Progress’
Je kunt de tijd dat een product binnen het Kanban systeem reist reduceren door de hoeveelheid onafgemaakt werk te beperken. Daarnaast kunnen de problemen die vaak veroorzaakt worden door het switchen van taken en het bijstellen van producten ook hierdoor worden voorkomen.
Focus op Flow
Wanneer je regels voor de teams hebt opgesteld en de Work-In-Progess (WIP) hebt gereduceerd, kun je het Kanban systeem ook verbeteren door de flow te optimaliseren. Probeer de flow constant te analyseren zodat je toekomstige problemen kunt voorkomen.
Monitoren, wijzigen en verbeteren
Als je een goed werkend Kanban Systeem hebt, zal het de basis worden van een organisatiecultuur waarbij het continu verbeteren centraal staat. Door de flow, kwaliteit en de doorlooptijd te analyseren en te meten, kan de effectiviteit van de teams worden bepaald.

Kanban toepassen

Hoe je Kanban ook toepast, het uiteindelijke doel zal altijd hetzelfde blijven: efficiënt produceren. Met behulp van kaarten geef je weer wat, wanneer en in welke hoeveelheid iets geleverd dient te worden. De Kanban kaarten geven een signaal af aan de personen die verantwoording hebben voor het aanleveren van goederen. Er zal een trigger (Kanban kaart) volgen wanneer de minimum waarde overschreden wordt en de producten aangevuld dienen te worden. Consumptie is daarmee een bepaalde factor voor de vraag.

Het Kanbanbord is een variatie op het kaartensysteem. Bij het bord maak je voornamelijk gebruik van magneten, stickers of post-its die aangeven wat het werk is en hoeveel dat werk is. Hierbij staan de kaarten voor producten in het proces en de plek op het bord voor de beweging in het productieproces. Het bord zelf wordt vaak opgedeeld in 3 kolommen: wachtend, in productie en geproduceerd. Dit kun je goed zien in onderstaande afbeelding: